Informativa privacy

Ambito di questa informativa

Questa informativa distingue il sito di presentazione dai servizi della piattaforma Aitrack. La sola navigazione su questo sito non crea un account, non attiva il GPS e non raccoglie la posizione del dispositivo. Le mappe e i veicoli dimostrativi non rappresentano la posizione del visitatore. Le sezioni relative ad account, conducenti, pagamenti e intelligenza artificiale si applicano quando si utilizzano i relativi servizi della piattaforma.

Dati e servizi di questo sito

Il sito è ospitato su Cloudflare Pages. Le richieste HTTP comportano il trattamento di dati tecnici, come indirizzo IP, user-agent, risorse richieste e orari, per erogazione e sicurezza del sito (legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR). I caratteri e le immagini sono ospitati sul sito. La mappa interattiva della presenza usa OpenStreetMap: il caricamento delle tessere comunica IP e dati della richiesta alla OpenStreetMap Foundation; consulta la privacy OSMF.

Il modulo Contatti compone una bozza nel programma email del visitatore: non invia né archivia automaticamente il contenuto sul server del sito. Se invii l’email, trattiamo i dati ricevuti per rispondere, valutare richieste precontrattuali (art. 6.1.b) o gestire altre comunicazioni pertinenti (art. 6.1.f). I dati richiesti servono a gestire la richiesta; senza un recapito potremmo non poter rispondere. Non inserire password, chiavi API o dati non necessari. Le comunicazioni sono conservate per il tempo necessario alla richiesta e agli eventuali obblighi o alla tutela dei diritti; puoi chiedere maggiori dettagli a [email protected].

Google Analytics 4 viene caricato soltanto dopo consenso alle statistiche. Non abilitiamo pubblicità personalizzata né Google Signals nel tag. Il consenso è facoltativo e revocabile: rifiutarlo non impedisce la navigazione. La Cookie Policy descrive identificativi, durata e preferenze. I link agli store, ai social e alla piattaforma aprono servizi separati soggetti alle rispettive informative.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento per i dati raccolti tramite questo sito e per i dati degli account amministratore è Nicola Tomassini, P.IVA 02887590418 (titolare individuale in regime forfettario).

Contatti: [email protected].

Per i dati trattati per conto dei clienti (vedi la sezione «Ruoli»), il Titolare è il cliente; Aitrack agisce come Responsabile del trattamento.

2. Ruoli: titolare e responsabile del trattamento

Aitrack è una piattaforma B2B per la gestione delle flotte. Nel trattamento dei dati assumiamo due ruoli distinti:

Come Titolare, per i dati dei visitatori del sito e per gli account amministratore dei clienti (registrazione, accesso, fatturazione, assistenza).

Come Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), per i dati che trattiamo per conto del cliente nell'ambito del servizio, in particolare le posizioni dei dispositivi e i dati dei conducenti. In questo caso il cliente è il Titolare e determina finalità e mezzi; Aitrack tratta i dati solo su sua istruzione, sulla base di un accordo sul trattamento (DPA).

Se sei un conducente o un dipendente di un nostro cliente, per esercitare i tuoi diritti devi rivolgerti al tuo datore di lavoro (Titolare); noi lo assistiamo come Responsabile.

3. Dati che trattiamo

Trattiamo le seguenti categorie di dati:

• Account e contatto: nome, cognome, email, telefono, nome utente, provider di autenticazione.
• Credenziali: password (conservata solo come hash bcrypt) e, se attiva, la verifica in due passaggi.
• Posizione: latitudine, longitudine, velocità, direzione e orario dei dispositivi GPS, con lo storico dei percorsi.
• Eventi di guida: accelerazioni, frenate, soste, eccessi di velocità.
• Anagrafica conducenti e badge RFID: quando il cliente utilizza l'identificazione del conducente.
• Registro attività (audit): azioni degli amministratori, indirizzo IP, user-agent.
• Pagamenti: importi, ultime 4 cifre della carta e identificativo cliente presso il fornitore di pagamento; non trattiamo mai il numero completo della carta.
• Notifiche: token per le notifiche push e oggetto delle email di servizio.
• Assistenza: ticket, categoria e messaggi inviati al supporto.
• Conversazioni con l'assistente AI: le domande e le risposte, che possono contenere nomi di dispositivi o luoghi.
• Dati tecnici del sito: vedi la Cookie Policy.

Non trattiamo categorie particolari di dati (art. 9 GDPR): nessun dato biometrico, sanitario o relativo all'appartenenza sindacale. La posizione può rivelare indirettamente informazioni riservate: per questo applichiamo il principio di minimizzazione e limitiamo l’accesso alle sole persone autorizzate dal cliente.

4. Posizione e monitoraggio dei conducenti

Il monitoraggio della posizione è la funzione centrale del servizio ed è effettuato per conto del cliente (Titolare). Il dato è raccolto dai dispositivi GPS installati sui mezzi del cliente.

Quando il monitoraggio riguarda mezzi assegnati a lavoratori, il cliente è tenuto a rispettare la normativa applicabile sul controllo a distanza (in Italia l'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, con i necessari accordi sindacali o autorizzazioni) e a informare adeguatamente gli interessati. Aitrack mette a disposizione strumenti di supporto, come i permessi di accesso per singolo utente, tempi di conservazione definiti e il registro delle attività.

5. Finalità e basi giuridiche

Trattiamo i dati per le seguenti finalità, sulle relative basi giuridiche:

• Erogazione del servizio (account, tracking, storico, avvisi, report): esecuzione del contratto (art. 6.1.b); per i dati dei conducenti, base giuridica individuata e documentata dal cliente-Titolare.
• Sicurezza e prevenzione degli abusi (registro attività, limitazione delle richieste): legittimo interesse (art. 6.1.f) e obblighi legali (art. 6.1.c).
• Fatturazione e adempimenti fiscali: obbligo legale (art. 6.1.c) ed esecuzione del contratto.
• Assistenza clienti: esecuzione del contratto.
• Statistiche del sito: consenso (art. 6.1.a); vedi Cookie Policy.

6. Periodo di conservazione

Conserviamo i dati per il tempo necessario alle finalità e, in ogni caso:

• Dati dell'account: per la durata del rapporto e fino a 30 giorni dopo la richiesta di cancellazione.
• Storico posizioni e percorsi: in base al piano, da 30 giorni (piano base) fino a 12 mesi (piani professionali); i piani Enterprise possono arrivare a 36 mesi su configurazione. Il limite si applica anche a mappa di calore, replay e report.
• Posizione in tempo reale: mantenuta in cache per 24 ore.
• Eventi di guida: allineati alla conservazione dello storico.
• Registro attività (audit): 12 mesi (configurabile).
• Dati di fatturazione: 10 anni, per obbligo fiscale (art. 2220 c.c.).
• Token di sessione (refresh): fino a 30 giorni dall'ultimo utilizzo.
• Link di esportazione dati: validi 7 giorni, poi scadono.

Alla scadenza i dati vengono cancellati definitivamente o resi anonimi.

7. Fornitori e responsabili del trattamento

Per erogare il servizio ci avvaliamo di fornitori selezionati, che trattano i dati come responsabili su nostra istruzione:

• Amazon Web Services (AWS): hosting dell'infrastruttura (Unione Europea).
• Cloudflare: rete di distribuzione, DNS e protezione dagli attacchi.
• Stripe: gestione dei pagamenti.
• Fornitori di intelligenza artificiale (Anthropic, OpenAI, Google): solo per le funzioni AI e solo su dati aggregati (vedi «Intelligenza artificiale»).
• Google: servizi della piattaforma ove utilizzati; per questo sito, Google Analytics 4 solo previo consenso. I font del sito sono locali.
• Fornitori di email e notifiche push: invio di comunicazioni di servizio e notifiche.

Con ogni fornitore che tratta dati personali stipuliamo un accordo sul trattamento (DPA) ai sensi dell'art. 28 GDPR. L'elenco aggiornato dei fornitori è disponibile su richiesta scrivendo a [email protected].

8. Trasferimenti extra-UE

Alcuni fornitori (in particolare i servizi di intelligenza artificiale, i pagamenti e le notifiche push) possono trattare dati al di fuori dell'Unione Europea, tipicamente negli Stati Uniti.

In questi casi i trasferimenti avvengono sulla base delle garanzie previste dal Capo V del GDPR (artt. 44-49), come le Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea e, ove applicabile, l'adesione del fornitore al Data Privacy Framework UE-USA. Stiamo completando la formalizzazione di tutte le garanzie per i trasferimenti; per lo stato aggiornato puoi scriverci a [email protected].

9. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

• Cifratura in transito (TLS).
• Password protette con hash bcrypt e verifica in due passaggi disponibile.
• Autenticazione con token firmati, a scadenza e revocabili.
• Integrità dello storico tramite catena crittografica (hash-chain SHA-256): le posizioni sono a prova di manomissione e verificabili.
• Controllo degli accessi con isolamento per cliente, limitazione della frequenza delle richieste e registro delle attività.

In caso di violazione dei dati personali che comporti un rischio per i diritti degli interessati, notifichiamo l'autorità di controllo entro 72 ore e, quando previsto, informiamo gli interessati senza ingiustificato ritardo.

10. Intelligenza artificiale e processo decisionale automatizzato

Il servizio include funzioni di intelligenza artificiale e avvisi automatici. In qualità di fornitore ai sensi del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act) ti informiamo con trasparenza su come funzionano.

Avvisi automatici: regole che generano notifiche al verificarsi di eventi (es. eccesso di velocità, ingresso in un'area, manomissione). Sono strumenti puramente informativi.

Funzioni AI: analisi del comportamento di guida, stima delle sanzioni, manutenzione predittiva, costruzione assistita di automazioni e assistente per i report. Riguardo a queste funzioni:

• Nessuna decisione automatizzata con effetti giuridici o similmente significativi viene presa sulle persone (art. 22 GDPR): gli output sono di supporto, sempre soggetti alla supervisione umana del cliente e contestabili e modificabili.
• Gli output AI sono presentati chiaramente come tali e, dove previsto, ne vengono mostrati i fattori (niente «scatola nera»); hai diritto a una spiegazione.
• I dati di posizione grezzi non vengono mai inviati ai modelli linguistici: all'AI arrivano solo dati aggregati. I dati dei clienti non sono usati per addestrare modelli di terze parti.

Le valutazioni d'impatto (DPIA ai sensi del GDPR e FRIA ai sensi dell'AI Act) relative a queste funzioni sono in corso di finalizzazione.

11. I tuoi diritti

Puoi esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso.

Dalla piattaforma puoi:

• Esportare i tuoi dati in formato leggibile (JSON), anche tramite un pacchetto completo inviato via email con link a scadenza.
• Cancellare l'account: la richiesta disattiva subito l'accesso e i dati vengono eliminati definitivamente dopo 30 giorni.
• Rettificare nome ed email dalle impostazioni.

Se sei un conducente o un dipendente di un nostro cliente, rivolgi le richieste al tuo datore di lavoro (Titolare). Per ogni altra richiesta scrivici a [email protected]: rispondiamo senza ingiustificato ritardo e di regola entro un mese, con eventuale proroga motivata nei casi previsti dall’art. 12 GDPR.

12. Diritto di reclamo

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il GDPR, hai il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo. In Italia è il Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it). Puoi comunque rivolgerti all'autorità dello Stato dell'Unione Europea in cui risiedi.

13. Cookie

Questo sito utilizza cookie e tecnologie simili. Per i dettagli sugli strumenti che usiamo, le finalità e come gestire il consenso, consulta la Cookie Policy.

14. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa per riflettere cambiamenti nel servizio o nella normativa. La versione aggiornata è sempre pubblicata su questa pagina, con la data di ultimo aggiornamento in alto. In caso di modifiche sostanziali ne daremo evidenza.